Titkárság

A közös önkormányzati hivatalok titkárságának feladatai sokrétűek, és a szervezet hatékony működéséhez szükséges adminisztratív és koordinációs feladatokra összpontosulnak. Az alábbiakban összefoglalom a titkárság által ellátott főbb feladatokat:

1. Dokumentáció és iratkezelés: A titkárság felelős az intézményi dokumentumok és iratok kezeléséért, beleértve a beérkező és kimenő leveleket, hivatalos dokumentumokat, és más szükséges adminisztratív anyagokat.

2. Ülések és jegyzőkönyvek: Az önkormányzatok közös hivatalának titkársága szervezi és koordinálja a szervezet üléseit, és készíti el a jegyzőkönyveket. Ez magában foglalja az ülési napirendek előkészítését, az értekezletek lebonyolítását, és a határozatok rögzítését.

3. Kommunikáció és információáramlás: A titkárság biztosítja az intézmény belső és külső kommunikációját. Gondoskodik az információk megfelelő továbbításáról a szervezeten belül, és az önkormányzatokkal, valamint más érintett felekkel történő kapcsolattartásról.

4. Szervezés és események koordinálása: A titkárság szerepet játszik az események és találkozók szervezésében és koordinálásában, beleértve a konferenciákat, fogadásokat és egyéb intézményi eseményeket.

5. Hatósági ügyintézés: Az önkormányzatok közös hivatalának titkársága ellátja a hatósági ügyintézés adminisztratív részét, beleértve az illetékes hatóságokkal való kapcsolattartást és szükség esetén az előkészítő dokumentáció elkészítését.

6. Szervezeti adminisztráció: A titkárság vezeti az intézményi nyilvántartásokat, beleértve a szervezeti struktúrával és a személyzettel kapcsolatos információkat. Ezen kívül részt vesz az adminisztratív folyamatok fejlesztésében és a szervezeti hatékonyság növelésében.

Ezek a feladatok hozzájárulnak a közös önkormányzati hivatalok zökkenőmentes és hatékony működéséhez, valamint az önkormányzatok és a lakosság számára nyújtott szolgáltatások minőségének biztosításához.

Pénzügyesek

Az önkormányzatok pénzügyi dolgozóinak tevékenysége széles körű és sokrétű, és az önkormányzati költségvetés hatékony kezelésétől kezdve a pénzügyi tervezésig terjed. Az alábbiakban összefoglalom az önkormányzatok pénzügyi dolgozóinak főbb tevékenységeit:

1. Költségvetési tervezés: Az önkormányzatok pénzügyi dolgozói részt vesznek a éves költségvetési tervezési folyamatban. Ez magában foglalja a bevételek és kiadások részletes elemzését, a prioritások azonosítását, és a költségvetés elfogadására irányuló javaslatok kidolgozását.

2. Pénzügyi monitoring: A pénzügyi dolgozók követik és értékelik az önkormányzat pénzügyi teljesítményét. Ez magában foglalja a rendszeres pénzügyi riportok elkészítését, a költségvetési tervhez képesti eltérések elemzését, valamint az esetleges pénzügyi kockázatok azonosítását.

3. Beszámolók és dokumentációk kezelése: Az önkormányzatok pénzügyi dolgozói felelnek az összes pénzügyi dokumentum, számla, és könyvelés kezeléséért. Ezen felül készítik az éves pénzügyi beszámolókat és jelentéseket.

4. Adó- és illetékügyek: A pénzügyi szakemberek az adók, illetékek és más kötelezettségek időben történő kifizetéséért felelnek. Ezen kívül részt vesznek az adóbevallások előkészítésében és benyújtásában is.

5. Projektfinanszírozás: Amennyiben az önkormányzatok projektalapú finanszírozást kapnak, a pénzügyi dolgozók felelnek az ilyen típusú források hatékony kezeléséért és elszámolásáért.

6. Licitálás és beszerzési folyamatok: A pénzügyi szakemberek részt vesznek a licitálási és beszerzési folyamatokban, figyelemmel kísérik a beszerzési költségeket, és az önkormányzat számára előnyös szerződéseket kötnek.

7. Készpénzkezelés: A pénzügyi dolgozók felügyelik és kezelik az önkormányzat készpénzállományát, beleértve az intézmények közötti pénzforgalmat és az esetleges bankkapcsolatokat.

Ezek a tevékenységek hozzájárulnak az önkormányzati pénzügyi stabilitáshoz, a költségvetési tervezéshez és a törvényes pénzügyi előírásoknak való megfeleléshez.

Igazgatás

Az önkormányzatok közös hivatalában az igazgatás feladata az intézmény vezetése és a szervezet napi üzemeltetésének irányítása. Az igazgatás felelős az intézményi stratégiai tervezésért, a munkafolyamatok hatékony működtetéséért, az erőforrások megfelelő elosztásáért, valamint a személyzet irányításáért és fejlesztéséért. Emellett az igazgatásnak szerepe van az önkormányzatokkal való koordinációban, a szolgáltatások minőségének biztosításában, és az önkormányzati politikák végrehajtásában is. A cél az, hogy az önkormányzatok közös hivatala hatékonyan szolgálja az önkormányzatok és a lakosság érdekeit. 

Munkaügy

A közös önkormányzati hivatal munkaügyi területe az önkormányzati szolgáltatások és az adminisztráció fontos része. Ezen a területen a hivatal felelős a foglalkoztatási ügyek kezeléséért, beleértve a munkajogi kérdéseket, a munkaviszonyok intézését és a munkáltatói és munkavállalói jogok védelmét. A munkaügyi részleg feladatai közé tartozik a munkaszerződések elkészítése, a bérszámfejtés, a munkaidő-nyilvántartás vezetése és a munkajogi előírásoknak való megfelelés biztosítása. Emellett a munkaügyi terület szorosan együttműködik az önkormányzati vezetőséggel és más részlegekkel a foglalkoztatás és a munkaerőgazdálkodás stratégiai tervezésében. A közös önkormányzati hivatal munkaügyi szolgáltatásai hozzájárulnak a helyi gazdaság fejlődéséhez és a lakosság foglalkoztatásához, miközben biztosítják a jogszabályi előírásoknak való megfelelést és a munkavállalók jogaival való tiszteletteljes bánásmódot.

Pályázatok

Az önkormányzati pályázatok referensei olyan szakemberek, akik a helyi önkormányzatoknál vagy a közös önkormányzati hivatalokban vállalják a pályázatok koordinálásával és kezelésével kapcsolatos feladatokat. A pályázatok referensei részt vesznek az önkormányzati projektjelek kialakításában és végrehajtásában, és központi szerepet játszanak az önkormányzati finanszírozású programok és projektek előkészítésében. 

1. Projekttervezés: A pályázatok referensei részt vesznek az önkormányzati projektek tervezésében, beleértve a célok és eredmények meghatározását, a költségvetés kidolgozását és a projektmenedzsmentet.

2. Pályázatok kidolgozása: Feladataik közé tartozik a pályázatok előkészítése, a szükséges dokumentáció összeállítása, és az önkormányzatok érdekeinek és terveinek megfelelő pályázati anyagok kidolgozása.

3. Pályázatok benyújtása: A referensek felelősek a pályázatok határidőre történő benyújtásáért, és együttműködnek az illetékes hatóságokkal vagy finanszírozó szervezetekkel a sikeres pályázatok érdekében.

4. Projektmonitoring: A referensek a projekt futása során figyelemmel kísérik a teljesítményt, nyomon követik a költségvetést, és szükség esetén módosítják a terveket a projekt céloknak való megfelelés érdekében.

5. Kommunikáció és együttműködés: Fontos szerepük van az önkormányzatok és a finanszírozók közötti hatékony kommunikációban, valamint az együttműködés erősítésében más helyi szereplőkkel és érdekelt felekkel.

6. Pályázati források figyelése: A pályázatok referensei követik az elérhető pályázati forrásokat, tájékozódnak a potenciális finanszírozási lehetőségekről, és segítenek az önkormányzatoknak a megfelelő pályázati lehetőségek azonosításában.

Ezek a szakemberek tehát kulcsfontosságú szerepet játszanak az önkormányzatok pályázati tevékenységeinek sikeres lebonyolításában és a helyi projektek megvalósításában.

Szociális ügyek

A közös önkormányzati hivatal szociális ügyeinek területe számos fontos szolgáltatást foglal magában, amelyek a helyi közösség szociális jólétére irányulnak. Ezen a területen a hivatal célja a rászorulók támogatása és az esélyegyenlőség elősegítése. A szociális ügyekre vonatkozó feladatok közé tartozik:

1. Szociális ellátások nyújtása: A hivatal felelős a szociális támogatások biztosításáért, ideértve például a rendszeres gyermekvédelmi pénzbeli ellátást, az időskorúak számára nyújtott támogatásokat, valamint a lakhatási és egyéb szociális segélyeket.

2. Szociális szolgáltatások koordinációja: A szociális ügyek területén a hivatal koordinálja a helyi szociális szolgáltatásokat, mint például az idősek otthona, napközi otthonok, és más segítségnyújtó intézmények működését.

3. Együttműködés más intézményekkel: A hivatal együttműködik más szociális intézményekkel, civil szervezetekkel és non-profit szervezetekkel annak érdekében, hogy összehangolja a szociális segítségnyújtást és támogassa a rászorulókat.

4. Egészségügyi és mentálhigiénés támogatás: A szociális ügyek részeként a hivatal segítséget nyújt az egészségügyi és mentálhigiénés szolgáltatásokhoz való hozzáférésben, és támogatja a mentális egészségügyi problémákkal küzdőket.

5. Munkaerőpiaci integráció: A hivatal részt vesz a munkanélküliek és más hátrányos helyzetű csoportok munkaerőpiaci integrációjának elősegítésében, például képzési és foglalkoztatási programok révén.

A közös önkormányzati hivatal szociális ügyei a helyi közösség szükségleteire és kihívásaira reagálva járulnak hozzá a társadalmi igazságosság és a szociális igazságosság előmozdításához.